Préambule
La Clinique des troubles dissociatifs S.E.N.C.R.L. (ci-après nommée « Clinique des troubles dissociatifs») est une société qui offre des services psychologiques. Les professionnels y offrant des services sont soit indépendants dans leur pratique, soit sous la supervision de psychologues seniors. La Clinique des troubles dissociatifs, ainsi que tous ses membres professionnels ou stagiaires, reconnaissent l’importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu’ils détiennent et visent à se conformer avec rigueur aux normes et lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
C’est dans ce contexte que nous avons élaboré la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (ci-après nommée « la Politique ») en conformité avec les exigences de la Loi 25 du Québec. Cette Politique vise à expliquer comment la Clinique des troubles dissociatifs et ses professionnels recueillent, utilisent, conservent, divulguent, protègent et détruisent les informations personnelles qui sont recueillies auprès des utilisateurs du site web (ci-après nommés « les utilisateurs du site web»); de la clientèle qui fait une demande auprès des professionnels ou reçoit des services de ces professionnels (ci-après nommés « la clientèle »).
En utilisant le site web ou en contactant les membres professionnels de la Clinique des troubles dissociatifs , les utilisateurs et la clientèle consentent à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels conformément aux Politiques énoncées dans ce présent texte. En cas de non-acceptation des Politiques énoncées, les utilisateurs et la clientèle peuvent renoncer à l’accès aux services proposés par le site web, ou aux services offerts par les professionnels.
Objet
La présente Politique a pour objet d’informer toute personne qui utilise le site web de la Clinique des troubles dissociatifs ou qui consulte les professionnels de cette clinique des règles applicables en matière de protection des renseignements personnels recueillis par des moyens numériques, technologiques ou en personne lors de consultation auprès des professionnels et thérapeutes.
Cadre normatif
La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (ci-après nommée « la Politique ») s’inscrit en conformité avec les exigences de la Loi 25 du Québec.
Champ d’application
La présente Politique concerne les renseignements personnels recueillis par les moyens suivants:
- par des moyens numériques et technologiques lors de la visite du site web de la Clinique des troubles dissociatifs;
- par courriel, au téléphone ou en personne lors de consultations auprès des professionnels membres de la Clinique des troubles dissociatifs;
Dans la mesure où la Clinique des troubles dissociatifs offre des services de référencement et de gestion de la pratique professionnelle à des thérapeutes et professionnels qui sont soit indépendants dans leur pratique, soit sous la supervision de psychologue, la présente Politique vise aussi à identifier la limite de responsabilités de la Clinique des troubles dissociatifs dans le contexte de pratique professionnelle indépendante de ces membres thérapeutes et professionnels. À partir du moment où les personnes utilisatrices du site web ou de la clientèle sont référées à des professionnels indépendants dans leur pratique, ces dernières deviennent responsables de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent, conservent, divulguent ou détruisent elles-mêmes par la suite, par exemple dans le contexte de l’évaluation, de la psychothérapie ou des communications avec la clientèle. La Clinique des troubles dissociatifs n’est pas responsable des pratiques en matière de vie privée de ces personnes professionnelles ou des pratiques d’autres ressources externes. Le site web de la Clinique des troubles dissociatifs contient des liens vers des sites externes. La Clinique des troubles dissociatifs et ses membres professionnels ne sont pas responsables du contenu de ces sites ni de leurs pratiques en matière de vie privée.
Description des renseignements recueillis
La Clinique des troubles dissociatifs ainsi que ses membres professionnels sont appelés à recueillir et à traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de leurs services. Ces informations sont recueillies entre autres pour nous permettre de contacter la clientèle afin d’offrir les services de nos professionnels, faire un suivi au sujet de votre demande de services, nous permettre d’améliorer notre offre de services et nous conformer aux lois et règlements applicables, le cas échéant. Nous pouvons notamment être appelés à recueillir par courriel, au téléphone, en personne ou par des moyens technologiques (lors de la visite du site web de la Clinique des troubles dissociatifs) les renseignements suivants:
- Des renseignements sur l’identité, tels que le nom, prénom, date de naissance;
- Des coordonnées, par exemple adresse, numéro de téléphone, adresse courriel;
- Des renseignements sur la santé médicale et psychologique, y compris la médication;
- Des renseignements sur les motifs de consultation, symptômes, l’historique des difficultés, ou tout autre renseignement personnel nécessaire afin de référer la personne demandant les services à une personne professionnelle ou thérapeute;
- Tout autre renseignement personnel nécessaire à la compréhension ou l’évaluation de la problématique ou à un suivi psychothérapeutique, tel que des renseignements sur l’emploi ou la profession, les relations sociales, familiales, amoureuses ou professionnelles, etc.;
- Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, tel que des données de paiement ou des données liées à une compagnie d’assurance;
- Tout autre renseignement personnel fourni par la personne qui demande les services.
Moyens de collecte
La Clinique des troubles dissociatifs et ses membres professionnels recueillent les renseignements personnels requis afin d’offrir leurs services des façons suivantes :
Directement de la personne concernée
C’est le cas par exemple lorsqu’une personne utilisatrice du site web nous envoie un courriel qui contient son nom et ses coordonnées pour s’enquérir de nos services professionnels, ou lorsqu’une personne cliente partage des informations à une personne professionnelle membre de notre équipe dans le contexte d’une évaluation ou d’un suivi en psychothérapie.
Auprès d’autres sources
Il est possible que la Clinique des troubles dissociatifs ainsi que ses membres professionnels recueillent les renseignements personnels de la part de tiers, par exemple dans le cas où d’autres professionnels de la santé mentale enverraient des rapports de suivis thérapeutiques passés avec le consentement de la personne cliente.
Utilisations des renseignements personnels recueillis
Les renseignements personnels recueillis auprès des personnes utilisatrices du site web ou des membres de la clientèle sont utilisés par la Clinique des troubles dissociatifs ainsi que ses membres professionnels, notamment mais potentiellement non exclusivement, pour les raisons suivantes:
- Identifier une personne;
- Transmettre de l’information sur nos services;
- Établir et maintenir la communication régulière, par exemple au sujet de notre liste d’attente, de la prise de rendez-vous ou d’information pertinente à un suivi thérapeutique;
- Évaluer des besoins en matière de services;
- Vérifier l’adéquation entre les services offerts et les besoins de la clientèle;
- Offrir un arrimage entre la clientèle et les professionnels;
- Offrir et prodiguer des services sécuritaires, efficaces et de qualité, assurer un suivi de ces services;
- Envoyer les secours, par exemple dans le cas d’une urgence suicidaire;
- Communiquer avec d’autres professionnels de la santé qui participent aux soins de la clientèle (avec consentement);
- Facturer les services, recouvrir des comptes impayés;
- Être conforme aux exigences réglementaires et à la loi en général, y compris dans le cas d’une ordonnance du tribunal en cas de procédures judiciaires.
Catégorie de personnes ayant accès aux renseignements personnels et divulgation de ces renseignements
Membres professionnels associés à la Clinique des troubles dissociatifs
Dans le contexte de l’offre de services, l’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes membres de la direction de la Clinique des troubles dissociatifs, ainsi qu’aux professionnels qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions. Les membres de la direction et les professionnels s’engagent à protéger la confidentialité de ces renseignements personnels.
Tiers professionnels
La Clinique des troubles dissociatifs et ses membres professionnels pourraient avoir à partager des renseignements personnels avec des tiers dans le cadre des services offerts, notamment:
- À d’autres personnes professionnelles de la santé qui participent aux soins de la clientèle afin d’arrimer les services offerts et améliorer la qualité des soins (avec consentement);
- À des membres professionnels des services d’urgence, par exemple des membres du corps policier ou ambulancier, dans le cas d’une urgence suicidaire ou homicidaire;
- À des membres professionnels de la Direction de la protection de la jeunesse, en respect de la loi sur la protection de la jeunesse, dans le cas où il est soupçonné que la sécurité d’une personne mineure est compromise;
- À des professionnels dans le contexte d’une ordonnance du tribunal, pour se conformer à une loi ou à une procédure judiciaire ou pour répondre à une demande gouvernementale ou réglementaire, le tout conformément aux lois applicables.
Consentement à la collecte de renseignements
La communication de certains renseignements personnels est nécessaire afin de permettre à la Clinique des troubles dissociatifs ainsi que ses membres thérapeutes et professionnels d’offrir leurs services dans le respect des règles de déontologie professionnelle propres à leurs pratiques. Un refus de transmettre les renseignements personnels requis dans certaines situations pourrait entraîner un arrêt du processus d’évaluation de la demande de services ou l’impossibilité d’offrir certains services. De façon générale, la Clinique des troubles dissociatifs ainsi que ses membres professionnels collectent les renseignements personnels directement auprès des utilisateurs du site web et des personnes de la clientèle avec leur consentement. La présente Politique et les informations qu’elle contient peuvent être consultées par ces personnes au moment de la collecte de renseignements personnels. Les utilisateurs du site web ou les personnes de la clientèle qui fournissent volontairement leurs renseignements personnels à la Clinique des troubles dissociatifs, ainsi qu’aux professionnels qui y sont associés, que ce soit via les plateformes électroniques, ou plus directement par courriel, téléphone ou en personne, et qui consentent à l’offre des différents services proposés sont réputés consentir à la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
Consentement lors de l’utilisation du site web
Dans le contexte de l’utilisation du site web, la Clinique des troubles dissociatifs obtient le consentement des utilisateurs pour collecter de l’information au sujet de leurs informations personnelles lorsque les utilisateurs accèdent au site web.
À l’apparition de la bannière annonçant l’emploi de fichiers témoins, l’utilisateur peut choisir de refuser, de paramétrer ses préférences ou d’accepter les témoins facultatifs. Il peut aussi consulter la présente Politique et les informations qui s’y rattachent. L’utilisateur qui choisit de continuer à naviguer sur le site web après avoir été informé de la présente Politique est réputé avoir consenti de façon implicite aux témoins facultatifs. L’utilisateur du site web qui fournit volontairement ses renseignements personnels à la Clinique des troubles dissociatifs lorsqu’il remplit le formulaire de contact du site web est réputé consentir à ce partage de renseignements.
Protection, conservation et destruction des renseignements recueillis
La Clinique des troubles dissociatifs est responsable des informations recueillies, utilisées, conservées, divulguées ou détruites via le site web en général. La Clinique des troubles dissociatifs est aussi responsable des informations recueillies, utilisées, conservées, divulguées et éventuellement détruites obtenues par courriel via l’adresse info@cliniquedissociatin.ca ou au téléphone. À partir du moment où les personnes utilisatrices du site web ou de la clientèle obtiennent un suivi avec un professionnel indépendant affilié à la Clinique des troubles dissociatifs, ces dernières deviennent responsables de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent, conservent, divulguent ou détruisent elles-mêmes par la suite, par exemple dans le contexte de l’évaluation, de la psychothérapie ou des communications avec la clientèle. La Clinique des troubles dissociatifs n’est pas responsable de la Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels gérés par ces autres ressources ou par ces personnes professionnelles ou thérapeutes.
Les renseignements personnels numériques recueillis par La Clinique des troubles dissociatifs ainsi que les professionnels qui y sont associés sont sauvegardés sur un serveur sécurisé avec un accès contrôlé par mots de passe, tant pour les documents internes, que pour le site web. Ces systèmes sont protégés par des logiciels de sécurité informatique conformes aux normes de l’industrie.
Les renseignements personnels recueillis en version papier par la Clinique des troubles dissociatifs ainsi que les professionnels qui y sont associés sont entreposés dans des rangements et locaux fermés à clef.
La Clinique des troubles dissociatifs ainsi que les professionnels qui y sont associés ne conservent les renseignements personnels recueillis auprès des utilisateurs des plateformes numériques ou directement de la clientèle, qu’ils soient en format numérique ou en format papier, que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. La durée de conservation des renseignements personnels est régie par les règles déontologiques des ordres professionnels auxquels se rattachent les professionnels associés à la Clinique des trouble dissociatifs. Les fichiers témoins acceptés lors de l’utilisation du site web ne sont conservés que le temps d’établir des rapports de statistiques.
Les renseignements périmés, qu’ils soient en format numérique ou en format papier, seront détruits régulièrement et de façon sécuritaire.
Moyens numériques et technologiques disponibles pour consultation ou rectification des renseignements personnels d’une personne concernée
Les moyens numériques et technologiques disponibles pour consulter ou rectifier des renseignements personnels sont variables. Toute personne concernée peut consulter ou faire rectifier un renseignement personnel en communiquant avec l’une des personnes mentionnées dans la section Personnes responsables de l’application et de la révision de la Politique.
Droits d’accès et de rectification
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne dispose des droits suivants :
Droit d’accès
Une personne concernée a le droit d’avoir accès à ses renseignements personnels détenus par la Clinique des troubles dissociatifs et ses professionnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels détenus par la Clinique des troubles dissociatifs et ses professionnels et les autres renseignements la concernant, le cas échéant.
Droit de rectification
La personne concernée a le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet, inexact ou équivoque détenu par la Clinique des troubles dissociatifs et ses professionnels.
Personnes responsables de l’application et de la révision de la Politique
Pour toutes questions, plaintes ou pour exercer un droit d’accès ou de rectification en lien avec la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, il est possible de communiquer avec différentes personnes répondantes de la Clinique des troubles dissociatifs et ses professionnels.
Gestion de la confidentialité et des renseignements personnels dans le contexte d’utilisation des plateformes numériques et technologiques
Ann-Marie Lambert, psychologue, est désignée comme personne répondante en ce qui a trait aux informations recueillies, utilisées, conservées, divulguées ou détruites via le site web en général. Elle est aussi désignée comme personne répondante en ce qui a trait aux informations recueillies, utilisées, conservées, divulguées ou détruites via le site web, par courriel via l’adresse info@cliniquedissociation.ca ou au téléphone. À partir du moment où les personnes utilisatrices du site web ou de la clientèle sont référées à des professionnels indépendants affiliés à la Clinique des troubles dissociatifs ou à d’autres ressources, ces dernières deviennent responsables de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent, conservent, divulguent ou détruisent elles-mêmes par la suite, par exemple dans le contexte de l’évaluation, de la psychothérapie ou des communications avec la clientèle. Ni Ann-Marie Lambert ni la Clinique des troubles dissociatifs ne sont responsables des pratiques en matière de vie privée de ces autres ressources ou autres personnes professionnelles ou thérapeutes.
Gestion de la confidentialité et des renseignements personnels dans un contexte de services d’évaluation ou de soins psychologiques
À l’exception du contexte de référencement décrit dans le paragraphe précédent, les personnes professionnelles et thérapeutes qui sont membres de leur ordre professionnel à titre régulier, par exemple les psychologues accrédités, administrent seules leur profession et sont considérées comme autonomes et indépendantes dans la gestion de leur pratique privée. Ces personnes professionnelles et thérapeutes sont responsables de leur propre Politique de confidentialité et de la protection des renseignements personnels qu’elles détiennent, et sont responsables d’informer les personnes de leur clientèle à ce sujet. En cas de questions, plaintes ou pour exercer un droit d’accès ou de rectification en lien avec leur Politique de confidentialité et de la protection des renseignements personnels, la clientèle peut s’adresser directement à ces professionnels. La pratique des professionnels qui ne sont pas encore membres réguliers de leur ordre professionnel et dont la pratique est supervisée (par exemple les personnes doctorantes, candidates au titre de psychologue ou de psychothérapeute, les internes ou stagiaires en psychothérapie), relèvent aussi cette supervision dans la gestion de leur pratique privée. Ces professionnels supervisées ainsi que ces personnes superviseures sont donc conjointement répondantes quant à la confidentialité et la protection des renseignements personnels qu’elles détiennent. En cas de questions, vous pouvez nous contacter à info@cliniquedissociation.ca et il nous fera plaisir de vous référer au ou à la personne professionnelle ou thérapeute concernée.
Entrée en vigueur et modification de la Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels prend effet dès sa publication sur le site web. La Clinique des troubles dissociatifs et ses professionnels se réservent le droit de modifier le contenu de cette Politique ainsi que les technologies utilisées pour gérer ces renseignements, le tout unilatéralement et à tout moment. Si de telles modifications sont apportées, elles seront mentionnées ici, et ces modifications ou clarifications prendront effet dès leur publication sur le site web. Nous invitons donc les utilisateurs du site web et la clientèle à consulter fréquemment la présente page afin de continuer à être informés de nos mises à jour à ce sujet.